HR-johtajan vinkit koronaviruskriisiin: Maija Kaski

Miten HR huolehtii kriisitilanteessa henkilöstöstä ja tukee liiketoimintaa? Empowerin HR-johtaja Maija Kaski jakaa kokemuksensa HR-työstä koronaviruskriisiaikana. 

Maija Kaski on toiminut yli 20 vuoden ajan HR-tehtävissä eri teollisuuden aloilla. Parhaillaan hän työskentelee Empowerilla, joka toteuttaa älykästä yhteiskuntaa tuottamalla kestävää energiaa, hyper-yhteyksiä sekä älykästä tuotantoa.

Poikkeustilanteissa HR:ää johdetaan sietämällä epävarmuutta

Maija Kaski, Empower

”Tiistaina 3.3.2020 tiesin, että nyt on otettava käyttöön poikkeustilan toimintamallit. Tuona päivänä julkaisimme Empowerissa ensimmäisen koronavirukseen liittyvän sisäisen tiedotteen. Aiemman kriisitilannekokemukseni perusteella pääsin nopeasti kiinni siihen, mitä nyt on tehtävä: hankittava tietoa, tulkittava mitä se meille tarkoittaa sekä viestittävä. 

HR hankkii tietoa, jalostaa ymmärrystä ja viestii 

HR:ssä on nyt ollut tärkeää omaksua iso tietomäärä eri lähteistä nopeasti. Etenkin ensimmäisten viikkojen aikana tiedon prosessointi oli intensiivistä. Olemme seuranneet aktiivisesti valtioneuvoston, eri ministeriöiden, Elinkeinoelämän keskusliiton, työnantajaliittojen ja työterveyshuollon partneriyrityksen lähteitä. Mikä on virallinen viesti nyt, mitä se tarkoittaa meille ja miten meidän tulisi ohjeistaa henkilöstöä? Olemme onnistuneet olemaan ajan hermolla ja jopa ennakoimaan eli oli myös hetkiä, jolloin vai odotimme pian tiedossa olevaa muutosta ohjeistukseen. Ensimmäisten viikkojen työmäärä on ollut valtava. 

Olemme viestineet avoimesti henkilöstölle myös siitä, että mekään emme ole varmoja ohjeistusten pysyvyydestä ja kestosta. Ohje on nyt tämä, mutta se voi huomenna olla jotain muuta. Meidän ja henkilöstön on ollut välttämätöntä opetella sietämään epävarmuutta ja muutoksia. 

Vaikka päällemme on laskeutunut jättimäinen, kompleksinen kokonaisuus, arki ei ole kadonnut mihinkään.  Toimimme HR:ssä esimiesten tukena, tuemme johtoryhmän työskentelyä, kehitämme prosesseja. 

Fokus: rauhoita organisaatio

Mielestäni HR:n tärkein tehtävä kriisien aikana on rauhoittaa organisaatio ja tarjota tietoa, jotta ihmiset voivat tehdä sitä, mitä heidän pitääkin tehdä. Miten asentajamme voivat tehdä työtään turvallisesti? Miten esimiehet voivat johtaa tiimejään poikkeusoloissa? Miten Uudenmaan ulkopuolella asuvat työntekijät pääsevät liikkumaan rajan yli? Henkilöstön ei tulisi miettiä, mitä ohjeet, säännöt, poikkeustilat ja muutokset heille tarkoittaa. Heidän on voitava keskittyä tuottavaan työhön luottavaisin mielin.

Keskitymme nyt tukemaan toisiamme organisaation sisällä, ratkaisemaan asioita yksi kerrallaan ja tuottamaan materiaalia, joka auttaa organisaatiota. Ensimmäiset viikot ratkoimme konkreettisia, välttämättömiä haasteita ja teimme ohjeistuksia niihin. Nyt olemme voineet jo miettiä laajemminkin, mitä vaikutuksia poikkeustilalla on. Olemme tehneet työergonomiaohjeen ja pohtineet, miten poikkeustila vaikuttaa eri ammattiryhmien kuten asentajien tai asiantuntijoiden työn arkeen. 

On tärkeää, että HR pystyy poikkeustilanteessakin uusien prosessoitavien asioiden keskellä olemaan laaja-alainen henkilöstöhallinnon asiantuntija. Miten HR omalla osaamisellaan ja tekemisellään auttaa ihmisiä ja yritystä vaikeiden aikojen yli? 

Kriisi luo yhteisöllisyyttä

Toimiessani Talvivaaran kaivoksen henkilöstöjohtajana yritys koki historiansa suurimman kriisin, kun kipsisakka-altaan rikkoutuminen aiheutti merkittävät ympäristövahingot. Tästä kokemuksesta ammennan nyt koronaviruskriisin aikana. 

Poikkeusaikoina korostuvat viestinnän ja HR:n merkitys, yhteistyö ja yhteishengen ylläpitäminen sekä perusasioiden varmistaminen, vaikka ympärillä tapahtuu mitä. Havaitsin ilokseni sekä tuolloin että nyt, että kriisitilanteesta huolimatta yhteisön sisälle rakentuu usein voimakas yhteisöllisyyden kokemus ulkoa tulevan uhan äärellä. 

Tekemistä johdetaan tilanteen päältä

Vedän nyt ryhmää, jossa käymme läpi koronavirukseen liittyviä asioita päivittäin monelta eri näkökulmalta. Käsittelemme ryhmässä mm. liiketoiminnan valmiussuunnitelmia, sairauspoissaolojen määrää, työlainsäädännön muutoksia, säädösten ja suositusten vaikutusta toimintaamme sekä henkilöstöltä tulleita kysymyksiä ja huolenaiheita. 

Perustimme yhden virallisen kanavan, jota henkilöstö käyttää kaikkeen koronavirusaiheiseen viestintään HR:lle. Ilman aiempaa kriisikokemustani en ehkä olisi oivaltanut, miten olennaista on ymmärtää ajantasaisesti, mitä on meneillään organisaatiossa ja sen ulkopuolella. Nyt ymmärsin heti, että on oltava tilanteen päällä, ja tiesin, millaisia toimenpiteitä se edellyttää. 

Empowerilla minä ja henkilöstöpäällikkö hoidamme koronavirustilanteeseen liittyviä asioita ja muu tiimi juoksevia asioita. He tukevat esimiesten arkea ja hoitavat mm. kesätyöntekijöiden rekrytointia ja työaikalainsäädännön uudistumiseen liittyvää ohjeistusta. Minun tukeani tarvitaan myös tässä. HR-tiimissä kokoonnumme yhteen päivittäin käymään läpi päivän polttavat aiheet niin poikkeustilanteesta kuin arjen toimenpiteistäkin. 

Elä hetkessä, siedä epävarmuutta

Jos tämä olisi ensimmäinen suuri kriisini, jossa työskentelen HR-tehtävissä, olisin varmasti viettänyt lukuisia unettomia öitä pohtien, mikä meitä odottaa. Nyt pystyn suhtautumaan siihen, että emme tiedä tulevasta. 

HR:ssä on siedettävä epävarmuutta. Organisaatiosta usein nousee kysymyksiä tulevaisuudesta: ”Mitä jos käy näin? Entä jos tulee tällainen rajoitus?” On hyvä varautua jollain aikavälillä tulevaisuuteen, mutta hetkessä eläminen on sitäkin tärkeämpää, myös itsensä suojelemiseksi ylitsepääsemättömältä työkuormalta. Keskitytään asioihin, jotka on ratkaistava juuri nyt, tässä hetkessä: Mikä on tärkeää tänään, huomenna ja ensi viikolla? Mistä huolehdimme vasta sen jälkeen? Pidä pää kylmänä ja keskity yhteen asiaan kerrallaan, että saat asiat vietyä loppuun. 

Itsestä huolehtiminen korostuu myös muuten. Pidä huolta tauoista, nuku ja syö hyvin. Muista, että on muutakin elämää, ja vaali sosiaalisia suhteita. Erityisesti esimiesten ja johtajien tulee muistaa, että he eivät voi auttaa organisaatiotaan, elleivät itse voi näissä olosuhteissa vähintään kohtuullisesti. 

Ei kriisiä ilman oppia

Kokemus aiemmista kriiseistä auttaa minut nyt toimimaan paremmin esimiehenä. Edellisen kriisin aikana fokus oli monesti vain siinä, että selvitään hengissä, mikä on jokaiselle ensimmäistä kertaa suuren kriisin keskellä HR-tehtävissä työskentelevälle ihan normaalia. Tiedän nyt jo itse, millaista johtamista poikkeustilanteessa vaaditaan, ja osaan ja pystyn keskittymään myös tiimin hyvinvointiin. Näen myös itseni ulkopuolelle paremmin. Tämä tulee vain kokemuksen myötä. 

Näin mittavaan kriisiin kukaan ei voi täysin valmistautua. Voi tutustua erilaisten yritysten ja toimialojen caseihin, mutta se, miten tilanteessa itse toimii ja miten sen kestää, on aina yllätys ennen ensimmäistä tosikoitosta. Jokainen voi miettiä, miten itse pysyy toimintakykyisenä. 

Ammattitaito, laaja osaaminen ja varmuus perustekemisessä auttavat arjessa myös poikkeustilanteissa. Laaja ymmärrys HR-kentästä, ihmisten jaksamisesta, työhyvinvoinnista, lainsäädännön rajoitteista ja mm.  työehtosopimuksista auttaa toimimaan tehokkaasti. Esimerkiksi monet yt:t tehneenä, on helppo suhteuttaa yt-lakiin tulleet poikkeukset toimintaan ja ottaa ne käyttöön. 

Pitkän urani kokemuksella voin rauhoittaa, että tästäkin selvitään ja että jokainen oppii tästä jotain omaa taustaansa vasten. Niin rankkaa kuin tämä nyt onkin, jotain hyvää tästä jokaiselle seuraa.”

Luitko jo nämä?
 

• Haastattelimme myös Siili Solutionin Kristiina Vainiota HR-työstä kriisin keskellä: Kriisessä paljastuu, paljonko HR:ssä on jäljellä H:ta
• Irmeli Kalliosalmi kokosi HR-ammattilaisen työlistan poikkeustilanteisiin