HR-johtajan vinkit koronaviruskriisiin: Kristiina Vainio

Koronaviruskriisi muutti lennosta HR:n agendan. Miten kokenut HR-ammattilainen hoitaa nyt työtään? Lue Siili Solutionin HR-johtaja Kristiina Vainion kuvaus omasta työstään koronaviruskriisin keskellä. 

Kristiina Vainio on toiminut taloushallinnon ja henkilöstöjohtamisen tehtävissä, josta viimeiset 7 vuotta henkilöstöjohtajana IT-alalla. Tällä hetkellä hän työskentelee IT-yritys Siili Solutionin HR-johtajana. 

Kriiseissä paljastuu, paljonko HR:ssä on jäljellä H:ta

Kristiina Vainio, Siili Solutions

”HR-ammattilaisella on iso vastuu ihmisistä, mikä joskus, mielestäni ihan oikeutetusti, vie yöunetkin. Jos havahtuu siihen, että tekemiset eivät liikauta sisällä mitään, on aika miettiä, suorittaako työtään liian standardoidusti tai roolin kautta. Jos HR istuu liian kaukana prosessien ja toimintamallien takana, silloin HR:stä katoaa H – humaanius. Kriiseissä testataan, paljonko HR:ssä on jäljellä H:ta. 

Nyt kasvatetaan resilienssiä

Varautuminen erilaisiin kriiseihin ja riskienhallinta ovat tärkeitä, mutta uskon, että harva on osannut ennakoida syiltään, laajuudeltaan ja nopeudeltaan ihan tällaista kriisiä. 

Nyt tarvitaan kylmäpäisyyttä priorisoida rankasti. Omatunto ei saisi soimata, vaikka joutuu keskittymään johonkin muuhun kuin mikä tuntui viikkoa aiemmin olennaiselta. Voi olla tervetullutta joutua katsomaan työtään täysin uudesta näkökulmasta, vaikka toisaalta on surullista, että joutuu luopumaan tärkeiltä tuntuvista asioista. HR-ammattilaisen toimintakykyä voi parantaa ajatus siitä, että nyt voi tuottaa jotain, millä on todella merkitystä ihmisille ja yritykselle. 

Kriiseissä on usein tarve strategiselle ja taktiselle ajattelulle sekä maalaisjärjelle. Nyt on turha katsoa oppikirjaa tai prosessikaavioita. Kuunnellaan ja ollaan valmiita muuttamaan eilisiä päätöksiä, jos ne tämän päivän valossa tuntuvat vääriltä. Uskon, että tämä kasvattaa jokaisen HR-ammattilaisen kykyä mukautua tilanteeseen eli resilienssiä.

HR-ammattilaista auttaa luonnollisesti kokemus aiemmista kriisitilanteista. Resilienssiään kannattaa tietoisesti kasvattaa tutustumalla urallaan erilaisiin yrityksiin ja toimialoihin. HR-työn haasteet vaihtelevat systeemien ja työn tekemisen ilmiöiden mukaan. HR-ammattilaisen kestävyyttä punnitaan, kun joudutaan vaikkapa viemään läpi irtisanomiskeskusteluja melko epäinhimillisessä tilanteessa etäkanavien kautta tai hoitamaan sopeuttamistoimenpiteitä, kun itselläkin on huonot työskentelyolot. 
 

HR:n prioriteetti: tue henkilöstön työskentelyä poikkeusoloissa ja liiketoimintaa

Kun koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne alkoi, minulla nousi prioriteeteissa kaksi asiakokonaisuutta: etänä työskentelyn tukeminen sekä liiketoiminnan tukeminen. 

Poikkeustilanteessa toimimista ja etätyöskentelyn tukemista varten perustimme kaksi työntekijöiden työskentelyä tukevaa ryhmää: Siili Help -kanava, jossa HR päivystää ja vastaa henkilöstön kysymyksiin, sekä Corona Steering Group, jossa johdon edustajat arvioivat tilannetta, tekevät päätöksiä ja luovat ohjeistusta. 

Julkinen keskustelu poikkeustilanteisiin liittyvistä asioista on yrityksen Slackissa vilkasta, mutta Siili Help -kanavalla pystymme auttamaan henkilökohtaisesti ihmisiä luottamuksellisuus ja tietosuoja-asiat huomioiden. Halusimme myös koota seurantaa henkilöstön haasteista.

Corona Steering Group tapaa joka toinen päivä. On tärkeää, että johdon edustus on tarpeeksi laaja, jotta voimme heti tehdä päätöksiä. Etenkin alussa käsiteltäviä aiheita ja kysymyksiä oli paljon, ja jouduimme heti muuttamaan joitain toimintamallejamme. HR-henkilöstömme kokoontuu päivittäin aamun dailyyn ja mm. valmistelee asioita johdon tapaamiseen. Käsittelemme kriisitilanteen hoidon lisäksi mm. toimintaohjeita sairaus- ja karanteenitilanteisiin sekä ohjeita, työkaluja ja koulutusta etätyöskentelyyn. Koottu ohjeistuksemme sekä nopea päätöksenteko ja viestintä ovat saaneet paljon kiitosta. 

Seuraamme nyt tarkkaan oman liiketoiminnan tilannetta: HR toimii myynnin ja liiketoiminnan tukena. Meillä tuotannollisia tekijöitä ovat ihmiset ja heidän osaamisensa, ja yritämme varautua ennalta erilaisiin tilanteisiin. Samaan aikaan suunnittelemme toimenpiteitä myös sen mukaan, että asiakkaiden liiketoiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat meidän henkilöstöömme. Toistaiseksi kriisin vaikutus liiketoimintaamme on ollut aika vähäistä, mutta toimialalla toki on uhkakuvia vähintään lyhyen tähtäimen negatiivisista vaikutuksista. Näkemyksemme mukaan pitkällä aikavälillä tällä kuitenkin voi olla jopa positiivisia vaikutuksia. 

Sisäinen kehittäminen on jäänyt sivuun. Työaika kuluu edellä mainitsemieni asioiden lisäksi operatiivisen toiminnan pyörittämiseen ja sen varmistamiseen, että ne jotka hoitavat juoksevia asioita, pystyvät keskittymään niihin. 

HR-ammattilaisen tärkein taito on nyt taito kuunnella. Kuuntele enemmän, tiedä vähemmän. Se on hyvä lähtökohta, kun kaikki pitää ajatella uusiksi. 

HR tuo henkilöstön näkökulman päätöksentekoon

Kriisi koskettaa jokaista työntekijää myös yksilönä ja henkilönä. Siksi tärkeintä on nyt olla henkilöstön tukena: HR kuuntelee ja palvelee. Kuten normaalin liiketoiminnankin aikana, henkilöstö kertoo kyllä, mihin asioihin he tarvitsevat nyt ratkaisua. Myös esimiehet ovat tärkeä kumppani, mutta oma organisaatiomme ei ole hierarkkinen, joten yhteys on yleensä suoraan koko henkilöstöön. 

Liiketoiminnan ja johdon tukena HR joutuu nyt sopeuttamaan enemmän toimintaansa. Varaudumme ja ennakoimme myös sitä, että kriisi iskee liiketoiminnan lukuihin. HR tuo näkemyksensä siitä, miten päätökset vaikuttavat henkilöstöön, tilapäisesti ja pysyvästi. On tunnettava lainsäädäntö ja prosessit, jotta voidaan tarvittaessa olla nopeasti liikkeellä esimerkiksi yt-prosessissa. HR:n vastuulla ovat työhyvinvointi sen laajassa merkityksessä, työsuhdeosaaminen sekä työlainsäädännön ja yhteistoimintalain tuntemus.

HR:n tehtävä on tuoda henkilöstön näkökulmaa päätöksentekoon. On pystyttävä sanomaan johdolle, että tämä ratkaisu on ihmisille parempi, joten toimintaan näin, jos liiketoimintakaan ei siitä kärsi. Myötäilijä vaarantaa pahimmillaan työpaikkoja. HR:n on kannettava vastuu sekä firman että yksilöiden tasolla. 

Myös HR-tilannetta on syytä katsoa laajasti eri kompetensseista käsin, ja HR-ammattilaisen onkin kurotuttava muun liiketoiminnan puoleen. Esimerkiksi minä tiivistin yhteistyötä viestinnän, IT;n, konsulttiorganisaation vetäjän, talousjohtajan ja lakimiehen kanssa. Nämä ovat myös HR:lle oppimisen paikkoa tulevaa varten: miltä asiat näyttäytyvät eri toimintojen silmissä. 

Viestintä luo yhteisöllisyyttä

Viestinnän merkitys poikkeustilanteissa on valtava. Viestintää on paljon enemmän kuin normaalisti, ja ihmiset myös kaipaavat enemmän tietoa, kun spontaaneja kohtaamisia ei juuri ole. Viestinnän ammattilaisia kannattaa hyödyntää viestien ymmärrettäväksi tekemisessä ja yhdenmukaisuuden säilyttämisessä. Markkinointiosaajat taas yleensä ovat idearikkaita miettimään, miten fiilistä pidetään yllä niin sisäisesti kuin ulkoisestikin ja miten vaikutetaan muihin yrityksiin ja yhteiskuntaan. 

Järjestämme joka toinen perjantai koko henkilöstön Siili Gatheringin, jossa käydään läpi eri näkökulmia toiminnastamme ja tuodaan esiin positiivisia uutisia tämän ankeuden keskellä. Niitä on edelleen paljon! On tärkeää pitää yllä yhteisöllisyyttä. 

HR-tiimi voimavarana

Suomen HR-tiimissä kokoonnumme etäyhteydellä joka aamu. Jaamme työkuormaa, teemme päätöksiä ja käymme läpi tiedotettavia asioita. Kansainvälisen HR-porukkamme kanssa jaamme eri maiden käytäntöjä ja kokemuksia ja huolehdimme yhdenmukaisuudesta laajemmalla tasolla. 

HR-johtajalle oman tiimin operatiivinen johtaminen on yksi työtehtävä lisää kriisinhoidon ohella. Etenkin epävarmassa tilanteessa esimieheltä varmistetaan vielä vähän useammin asioita. Kysyjien ja hoidettavien asioiden jono on nyt loputon. Jatkuvasta riittämättömyyden tunteesta huolimatta on silti levättävä ja pysyttävä sanomaan ”ei”. 

Tiimi on kuitenkin valtava voimavara: sieltä voi kysyä apua ja jakaa työkuormaa. Tärkeintä on, että tiimissä voi puhua mahdollisimman avoimesti. Olen aiemmin ollut organisaation ainoa HR-ammattilainen, jolloin oma ”tiimini” oli joku muu, joka ymmärtää omaa työtäni, kuten talouspäällikkö tai toimitusjohtaja.”
 

Luitko jo nämä?
 

• Haastattelimme myös Empowerin Maija Kaskea HR-työstä kriisin keskellä: Poikkeustilanteissa HR:ää johdetaan sietämällä epävarmuutta
• Irmeli Kalliosalmi kokosi HR-ammattilaisen työlistan poikkeustilanteisiin