Tokmannin johtamiskoulutuksessa vapautettiin aikaa kehitystyöhön ja uudistettiin rahanarvoisin tuloksin toimintamalleja

Nykyajan esimies jakaa vastuuta, tukee tiimiään ja keskittyy kehittämiseen. Tokmanni kokosi eri toimintojen esimiehiä yhteiseen valmennukseen, jonka tuloksena löydettiin merkittäviä säästökohteita, luotiin tyytyväisempiä tiimejä sekä uudistettiin prosesseja ja toimintatapoja. Esimiehet valmistuivat koulutuksen pääteeksi paitsi Johtamisen erikoisammattitutkintoon myös rohkeiksi ja kriittisiksi johtajiksi.

”Tällä valmennuksella on viety asioita eteenpäin niin paljon kuin on mahdollista pitkäkestoisen koulutusohjelman keinoin”, sanoo Anna-Riitta Surakka, Tokmannin henkilöstön kehittämispäällikkö.

Koulutukselle määriteltiin kaksi tavoitetta: haluttiin lisätä arjen tekemiseen asiakaslähtöisyyttä sekä kehittää sitä, miten esimiehet omassa roolissaan voivat vaikuttaa matriisiorganisaatiossa. Esimiesvalmennukseen osallistuneet vastaavat omissa rooleissaan Tokmannin ohjausryhmälle. 

Hyvä esimies delegoi niin että silmissä sumenee

Moni esimies kiemurtelee, kun työtehtäviä pitäisi delegoida: Entä jos tulos ei ole hyvä? Tai entä jos toinen tekee tehtävän paremmin kuin minä itse?

Koulutukseen osallistuneet Kirsi Kuisma ja Heli Tolonen taistelivat kumpikin koulutuksen tuella sujuviksi delegoijiksi. Vastuun jakaminen vapautti heille aikaa keskittyä arvokkaaseen kehitystyöhön. Edellytyksenä on, että luottaa tiimiinsä ja rutiinitekeminen pyörii.

Työpaikkaohjaajan motto, ”Delegoi niin paljon että hirvittää.”, vei myymälämarkkinointipäällikkönä toimivan Kuisman omalle epämukavuusalueelleen.

 ”Oman johtamisen kehittymissuunnitelmassani lupasin delegoida enemmän. Aiemmin olin halunnut pitää kaikki langat omissa käsissä. Esimiehen roolissa on hyvä, jos rutiininomaisissa työtehtävissä on tarpeeton ja itselle jää enemmän aikaa kehitystyöhön”, Kuisma sanoo.

Hyvät kokemukset tiimiläisille jaetuista vastuista ovat madaltaneet kynnystä jatkaa tehtävien jakamista. ”Nyt en ole niin järkyttynyt delegoinnista enää. Luotan siihen, että jos tiimini ei pysty tai ehdi tehtävää hoitaa, he kertovat sen. Ja todellisuudessa monesti he tekevät sen nopeammin kuin minä.”

Uusissa toimintamalleissa vastuu on jaettu

Tolonen puolestaan kertoo saaneensa koulutuksesta työkaluja, joilla hän kasvoi huimaa vauhtia tekijästä ohjaajaksi ja fasilitoijaksi. Talouspäällikkönä työskentelevä Tolonen muutti konkreettisesti taloushallintoa luomalla uudenlaisen taloustiimin ja innovoimalla strategiaan liittyvän toimintamallin, jossa tekijät hoitavat itsenäisesti omaa aluettaan eteenpäin.

Tolosen tiimi kiittelee muutoksista. ”Tiimiläiseni ovat antaneet positiivista palautetta laajemmista vaikutusmahdollisuuksista. Nyt he pystyvät itse vaikuttamaan paremmin omalla toiminta-alueellaan. Tulos näkyy: tekeminen on paremmin vastuutettua ja pysymme paremmin aikatauluissa.”

”Itselleni koulutuksen tärkeimmäksi anniksi kirkastui se, että uskallan päästää irti tekemisestä. En olisi etukäteen osannut tätä sanoa tavoitteeksi, mutta nyt se tuntuu tärkeimmältä saavutukselta”, Tolonen sanoo.

Esimies käyttää aikansa kehittämiseen, suunnitteluun ja verkostoitumiseen

Koulutus lisää monesti merkittävästi itseluottamusta, ja niin kävi tokmannilaisillekin. ”Rohkenen nyt haastaa johdolta tulevia päätöksiä ja ehdottaa mielestäni parempia toimintatapoja. Olen päässyt irti liian intohimoisesta suhtautumisesta. En mene tunne edellä, vaan perustelen ja tuon rakentavasti oman näkökantani esiin”, Kuisma.

Sekä Kuisman että Tolosen innovoimat ja käyttöönottamat uudistukset ovat saaneet paljon näkyvyyttä organisaatiossa. Osallistujien esimiehet ovat kiittäneet uusista toimintamalleista ja yhteistyöverkostoista, ja kumpikin on päässyt esittelemään uudistuksia sekä johdolle että muulle henkilöstölle.

”Kirsin ja Helin kehityskaaret ovat erinomaisia esimerkkejä siitä, mitä lähdimme tavoittelemaan koulutuksella: prosessit ja toimintatavat ovat kehittyneet – sekä yrityskulttuurin että esimiestyön näkökulmasta”, Surakka sanoo.

”Upeinta on, että koulutuksen tulokset näkyvät myös mittareissa, osalla omissa henkilökohtaisissa mittareissa, osalla taas liiketoiminnan luvuissa”, toteaa asiakkuuspäällikkö Heidi Piirto, joka toimi  Markkinointi-instituutin* yhteyshenkilönä koulutuksen suunnittelussa ja toteutuksessa.

Kehittämishankkeissa löydettiin rahanarvoisia muutoskohteita

Tokmannilaiset suorittivat valmennusohjelman ohessa myös Johtamisen erikoisammattitutkinnon, JET, joka on Opetushallituksen virallinen näyttötutkinto. Näyttötutkintoihin sisältyy laaja kehittämishanke sekä arviointikeskustelut, joissa opiskelijat tuovat näkyväksi omaa osaamistaan. Kolmikon mielestä tutkinnon suorittaminen toi erinomaisen lisän itse valmennukseen.

Moni osallistujista valitsi tutkintoon sisältyvän kehittämishankkeen aiheeksi asian, jonka muutenkin olisi tehnyt. ”Yhteistä monelle kehittämishankkeelle oli se, että aiheeksi valikoitui asia, johon olisi pitänyt tarttua jo aikaisemmin, mutta arkikiireet ovat sen estäneet”, kehittämishankkeita ohjannut Piirto sanoo.

”Mutta arvo oli siinä, että kun työ tehtiin strukturoidun mallin mukaan, projekteista tuli paljon parempia”, Surakka täydentää.  

Tolonen liitti kehittämishankkeensa Tokmannissa tuolloin ajankohtaiseen pörssiin listautumiseen. Hän tarkasteli listautumisvalmiutta mm. verkostoitumisen, strategian ja toimintasuunnitelmien, delegoinnin ja vastuunjakamisen, erilaisuuksien johtamisen ja vuorovaikutustaitojen kannalta.

Kuisman kehittämishanke taas liittyi projektijohtamiseen. Tavoitteena oli etsiä kulusäästöjä, joita toimintaa tutkimalla saavutettiinkin merkittäviä määriä. ”Projekti noteerattiin koko talossa tulostensa vuoksi, mikä oli hienoa. Kun lähtee tutkimaan vaikkapa sovittuja prosesseja pintaa syvemmältä, löytää yleensä yllättäviä asioita. Pysähtyminen kannattaa”, Kuisma kertoo.

Kouluttajat ja harjoitukset nostivat hien pintaan

Surakka ja Piirto valitsivat yhdessä kaikki valmennusohjelman kouluttajat, ja sisältö räätälöitiin juuri Tokmannin tarpeisiin. ”Olin tyytyväinen Markkinointi-instituutin kouluttajaverkoston laajuuteen. Ryhmämme oli haastava ja tarpeet vaihtelivat, kun osallistujat ovat jo pitkäaikaisia johtajia ja esimiehiä usealta eri liiketoiminnan alueelta”, Surakka sanoo.

”Olen samaa mieltä. Markkinointi-instituutti onnistui superhienosti poimimaan asiat, joista irtosi mietittävää jokaisen osallistujan työhön. Yksikään tehtävä ei ollut sellainen, että sen olisi voinut tehdä vasemmalla kädellä. Harjoitukset saivat haastamaan itsen. Selvästi Markkinointi-instituutissa nähdään aina vaivaa koulutusten suunnitteluun. Voin suositella”, täydentää Kuisma.

”Kouluttajia olen kehunut HR-johtajallemmekin. Lisäksi Markkinointi-instituutti ohjasi opintoja niin, että pysyisimme opintosuunnitelmien puitteissa”, sanoo Tolonen.

Oppimisen kiirastuli horjuttaa vanhaa tekemistä

”Koulutus on eräänlainen kiirastuli. Kouluttajien oppien myötä nousee ajatus, että enkö olekaan tehnyt omia töitäni hyvin. Puolustuskanta on luonnollinen tunnereaktio, mutta kun sen yli pääsee, astuukin sitten pidemmälle. Koulutuksen tarkoitus on nimenomaan horjuttaa omaa vakiintunutta tekemistä”, Surakka kommentoi.

”Monesti on omien korvien välistä kiinni, miten paljon koulutuksesta saa irti”, täydentää Piirto. ”Vaikuttavimpaan oppimiseen liittyy yleensä vahvoja tunteita, kumpaankin suuntaan.”

Toloselle yksi tärkeimmistä syistä koulutuksen aloittamiseen oli löytää uudenlainen tekemisen tapa. ”Kun tekee saman tyyppistä työtä pitkään, kangistuu helposti. Me muka tiedämme, miten asiat pitäisi hoitaa – eli niin kuin ne on aina tehty – mutta työelämä muuttuu ja esimiesten täytyy muuttua sen mukana.”